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メール相談「ルーチンワーク業務から異動で未知の部署に異動しました。どのように仕事をしていけば良いでしょうか。」

メール相談 「ルーチンワーク業務から異動で未知の部署に異動。どうすれば良いか」」Author 中間管理職.net Category 異動/コミュニケーション


メール相談内容 :ルーチンワーク業務から異動で未知の部署に異動しました。どのように仕事をしていけば良いでしょうか

  女性の職場

こんにちは。

私はこれまで、ほとんどどルーチンワークの作業の中で係長としてやってきました。

今回職場異動となり、これまで担当したことの無い未知の分野を担当することとなってしまいました。

部下はいますが、業務に追われる毎日で、コミュニケーションも取り辛く適切にアドバイスしてくれる者がいません。私はどのようにして、業務を行っていけば良いでしょうか。






 中間管理職.netの佐藤洋介です。
 御相談メールを頂きありがとうございます。


 私も同様の体験をしており、企画系の仕事から財務経理の部署に異動したことがあります。
 また、係長への昇進と同時に異動となりました。


 今までの業務の内容を振りかえりますと、企画系は「部署間調整、コミュニケーション、行動が重視される部署」でしたが、財務経理は「コミュニケーションはそれほど重要視されないが、計数管理がすべてで1円たりとも間違いは許されない」という目的が全く異なる部署でした。


 私は2年間の間、死に物狂いで簿記の勉強をし、資格を取得。腕が腱鞘炎になるほど電卓の練習をした記憶があります。


 「自分は一体これからどうすれば良いのか?」という心配する気持ちがすごく分かります。
 それでは、整理して行きましょう。


 では、ご質問内容を整理していきたいと思います。


 ご相談の内容から見える事は、


未知の仕事である為に、仕事に慣れていない


部下とのコミュニケーションの取り方が分からない


アドバイスしてくれる相談相手がいない


 このような3つの悩みが、複合的に混ざっているのではないでしょうか。


 悩みや問題は複合的に混ざりあい、それぞれが曖昧になることはごく自然のことです。問題点を1つ1つ整理していけば、きっと問題解決につながると思います。




 異動は行政の場合、2年から3年間という短いサイクルで異動します。

 組織によりますが、専門職で採用されると業種の中で異動をします。仕事は専門の企画系が主です。


 一方で行政職として採用された場合、仕事の分野に関係なく異動があり、専門の企画系の仕事ではなく事務屋的、総務的な仕事を任されます。


 行政は仕事のやり方、進め方が統一されていることがほとんどですので、各分野の法律や人間関係、利害関係を把握することで仕事に慣れて行きます。


 民間でも同じで「異動は慣れる」ということです。ある程度の規模があれば、ゼネラリストマネジャーとして各部署を経験させる為に、異動を頻繁にします。


 ちなみに、中小企業の場合はそうはいきません。中小企業はそもそも部署が無いので異動もありません。社長、専務(息子)、総務経理(社長妻)、現場作業系の正社員2〜3名、派遣10名の場合は異動できませんよね。


 私も異動は何度かありますが、経験上、どんなにがんばっても2年では足りません。スペシャリストになる為には最低6年はかかります。


 かかる時間としては、1,000時間(1日8時間勤務として125日)で中級・アマチュア。10,000時間(1日8時間勤務として1250日。年間実働200日とすれば6年。)でベテラン専門家です。


 努力の方向性を誤らず、ただひたすらその仕事をやり続けるだけでも、専門家になるにはそれくらい時間がかかるのです。


 ですので、気持的には「数年単位がかかるので焦ってもしょうがない」ということと、「毎日コツコツ努力していればいずれ慣れる」という考えで行った方が、気持ちが楽になるのではないでしょうか。



 異動で一番大事なことは、


 
チームの人間関係に慣れること


 どんな職種でも仕事はチームの「協働関係」でできています。(私も恥ずかしながら、この考え方は係長になってから気付きました。)


 心に留めておいて欲しいのは、仕事に慣れることと同じように、人間関係に慣れることが大事ということです。


 日常で無理しなくても良いので、少しづつコミュニケーションを取る。本当に簡単な挨拶から1つづつ、少しづつ溶け込んでいくようにしてみてください。


  ルーチンワークが中心ではない仕事にも、ルーチンワークはあるので積極的に覚えること


 
どんな職種でも、毎年、毎月、毎日やるべき仕事(つまりルーチンワーク)はあるものです。


 私は企画系の仕事ですが、毎年複数の新規事業とプロジェクトがあります。ただ、全て手探りというわけでは無く、必ずどこかに繰り返しのルーチンがあるはずです。


 自分担当のルーチン系の事務処理があれば、短期間で覚える努力をする。部下にもどんどん聞き、メモを取りながら一生懸命な姿勢を見せる。
 

(一生懸命な姿勢が大事です。教えてもらったら、素直な気持ちで「ありがとうね!」という言葉も添えるとベストです。)


 ルーチンで仕事の詳細を覚え、自信をつけていきましょう。


 未知の領域で異動した場合、以上2点を頭に置いておきながら行動してみてください。


 マネジャーの立場にはあろうかと思いますが、仕事が自分中心に動くようになるまではマネージはできません。


 人を覚え、仕事を覚え、一歩一歩着実に業務を遂行し、一生懸命な姿を周囲に理解してもらう事が一番と思います。


 といいながらも、短期間で仕事をすべて把握するのは至難の技なので、思い切って初心者状態を満喫するつもりで望んでも良いと思います。


 コツとしては、「短期間で絶対この仕事をマスターする!」という意気込みと「この仕事は初めてだし、分からないのはしょうがない。」という気持ちのバランスです。


 (後者は職場では口には出さない方が良いと思います。出したい時は、何とかこらえて家に帰ってから吐き出しましょう。) 



 交友関係を思い出してみましょう。


 共有の体験がある友人・知人ほど仲良くなれますが、その関係になるまでは、お互い少しづつの歩み寄りがあり、時間がかかるものです。


 お互いを少しづつ知るという事では、職場のチームメンバーも同じです。


 ささいな事からコミュニケーションが始まり、お互いを知り、信頼関係を作り、仕事の仲間になるのです。


 また何か疑問点がありましたらいつでもメールくださいね。


 中間管理職はつい1人で抱えこんでしまう”職業”です。


  何でも結構ですので、不安を吐き出してみてください。

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>> メール相談したい方はこちらです。溜め込まずに色々とお話ください。




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